Gestión de Inventarios
Es un hecho que la gestión de inventarios ha mejorado gracias a la digitalización de la información. Las bases de datos digitales que se crean para las tareas de gestión están implementadas en cualquier procedimiento. Incluso aquellos datos que se toman a mano son rápidamente digitalizados para mantener los inventarios actualizados y accesibles.
Son muchas las ventajas que ofrece la digitalización, pero la toma de datos y continua actualización de las mismas pueden resultar desafiantes. Si a eso le sumamos la falta de un sistema de seguimiento y una mala planificación, los inventarios digitales pueden producir varios quebraderos de cabeza.
En Surikat llevamos años ayudando a todo tipo de entidades a digitalizar sus proyectos y optimizar la toma de datos de inventarios. Para ello, hemos desarrollado una solución que quita presión al gestor y a los trabajadores para mantener el inventario actualizado mientras se realiza el trabajo regular.
¡Te lo contamos en este blog!
Principales Desafíos en la Gestión de inventarios
Iniciar el proceso de inventariado o digitalizar un inventario físico requiere de una gran inversión inicial en tiempo y esfuerzo. Además, hay que considerar que una mala planificación del trabajo diario puede impedir actualizar y mantener los inventarios en buen estado.
Para lograr esto, las entidades dedican muchas horas de trabajo y recursos valiosos solamente al mantenimiento de inventarios. Es decir, que el trabajo diario se ve interrumpido por el reporte de novedades y actualizaciones en una base de datos.
Además, cada reporte suele venir acompañado de la elaboración de informes o análisis del estado actual del inventario. Esto supone una inversión aún mayor de recursos.

Surikat: Un software de gestión a tu medida
En Surikat desarrollamos soluciones que aprovechan el flujo natural del trabajo diario para mantener el inventario actualizado en tiempo real. ¿Cómo lo hacemos?
Nuestra apuesta es una solución que combina una versión web con una app para el reporte del trabajo diario. De esta manera, el trabajador puede realizar reportes y registros desde el móvil directamente trabajando en el campo sin interrumpir sus labores habituales. Esto no supone el borrado de datos anteriores, sino que toda la información que se almacena puede visualizarse y validarse en el visor web.
Además, nuestra solución implementa el uso de SIG (Sistemas de Información Geográfica), lo cual permite la geolocalización de los datos del inventario. Esto último es indispensable cuando se hacen inventarios urbanos: arbolado, carreteras, señales de tráfico, etc. La aplicación envía al usuario un itinerario de tareas perfectamente georreferenciadas que al ser completadas actualizan automáticamente el inventario. El trabajador puede acceder al registro en un buscador o acceder al mapa de la app y pulsar el punto en el que se encuentra para iniciar un reporte.
Como veremos en el caso de uso, los reportes pueden atender a distintas necesidades y tareas, pero todas ellas se verán reflejadas en dicho inventario.
Caso de uso: Inventario de arbolado urbano
Cualquier inventario de elementos urbanos debe registrar el estado actual de dichos elementos. En este caso, se trata del arbolado urbano de una ciudad. Además de tener decenas de miles de árboles georreferenciados, cada uno de ellos muestra varios “cuestionarios” que el trabajador puede completar al realizar su trabajo. Todo esto acompañado de una pestaña de “Detalles” que se corresponde con el inventario actual con toda la información del árbol.

La configuración de la plataforma permite establecer diferentes cuestionarios para distintas especies, localizaciones o lo que se requiera. De esta manera, al seleccionar en la pantalla el árbol que tenemos delante, se abrirán únicamente los cuestionarios que el trabajador tenga que rellenar. Al completar estos cuestionarios el inventario se actualizará con información como:
Cortes
Tratamiento mecánico empleado (Talas/Podas)
Altura
Altura a la que se ha realizado el tratamiento
Estado de salud
Estado actualizado del árbol

Plagas
Presencia/Ausencia de plagas en árbol
Fitosanitarios
Productos empleados para el mantenimiento del árbol
Estado de tareas
Situación de la tarea (Planificada/Ejecutada)
Esta información e imágenes del antes y el después podrá ser revisada por otros trabajadores y por el gestor que tendrá a su disposición la solución web. De esta manera facilitamos la comunicación del estado de las tareas y el inventario sin interrumpir el flujo natural de trabajo.
Beneficios de Surikat en la Gestión de Inventarios
1. Precisión en el Seguimiento del Inventario
El uso de sistemas de gestión permite un seguimiento del inventario mucho más preciso y en tiempo real. Esto significa que las empresas pueden saber exactamente cuántos productos tienen en stock, dónde están ubicados y cuándo necesitan reabastecerse. Esta precisión reduce el riesgo de errores humanos que pueden ocurrir al realizar un seguimiento manual del inventario.
2. Optimización de la Cadena de Suministro
La digitalización del inventario mejora la cadena de suministro al proporcionar datos precisos y actualizados que pueden utilizarse para planificar y coordinar las actividades de suministro. Los sistemas de planificación integrados permiten prever las necesidades futuras y ajustar las órdenes de compra y producción en consecuencia, lo que ayuda a evitar el exceso o la falta de stock.
3. Reducción de Costos
La implementación de un sistema de control digital puede ayudar a las empresas a reducir costos de varias maneras. Primero, al minimizar los errores de inventario, se evitan pérdidas innecesarias. Segundo, al optimizar la cadena de suministro, se pueden reducir los costos de almacenamiento y transporte. Además, la automatización de los procesos reduce la necesidad de mano de obra para tareas de seguimiento y gestión manual.
4. Mejora en la Satisfacción del Cliente
Un proceso de gestión de inventarios eficaz asegura que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesitan. Esto mejora la satisfacción del cliente y la lealtad a la marca, ya que se pueden cumplir las expectativas de disponibilidad y entrega rápida. Un sistema digitalizado también permite una mejor comunicación con los clientes respecto al estado de sus pedidos.
5. Datos y Análisis en Tiempo Real
Los sistemas de planificación modernos permiten a las empresas acceder a datos en tiempo real y análisis detallados sobre el rendimiento del inventario. Esta información es crucial para tomar decisiones informadas y estratégicas que pueden mejorar la eficiencia operativa y la rentabilidad del negocio. Los datos históricos y las tendencias pueden ayudar a prever la demanda y ajustar las estrategias de inventario.
6. Escalabilidad y Flexibilidad
A medida que una empresa crece, sus necesidades de gestión de inventarios también cambian. Los sistemas digitales son escalables y flexibles, lo que significa que pueden adaptarse fácilmente a las nuevas necesidades sin una inversión significativa en infraestructura. Esto es particularmente importante para las empresas en crecimiento que necesitan una solución que pueda crecer con ellas.
Consecuencias de No Digitalizar los Inventarios
1. Errores Humanos y Pérdida de Datos
La gestión manual de inventarios está sujeta a errores humanos, como la entrada incorrecta de datos, la pérdida de registros y la incapacidad de realizar un seguimiento preciso del inventario. Estos errores pueden resultar en discrepancias que afectan negativamente las operaciones y la toma de decisiones.
2. Ineficiencia Operativa
Sin un software de gestión adecuado, las empresas pueden enfrentar ineficiencias significativas en sus operaciones diarias. La falta de visibilidad en tiempo real y la incapacidad para automatizar tareas redundantes pueden llevar a procesos lentos y costosos. Esto no solo afecta la productividad, sino también la capacidad de la empresa para responder rápidamente a las demandas del mercado.
3. Costos Elevados
La gestión ineficaz del inventario puede resultar en costos más altos. El exceso de inventario inmoviliza capital que podría utilizarse de manera más efectiva en otras áreas del negocio. Por otro lado, la falta de inventario puede llevar a ventas perdidas y clientes insatisfechos. Además, los costos de almacenamiento pueden aumentar debido a la falta de una planificación adecuada.
4. Mala Planificación y Toma de Decisiones
La ausencia de datos precisos y en tiempo real dificulta la gestión eficaz del inventario. Las empresas que dependen de procesos manuales a menudo se basan en estimaciones y suposiciones, lo que puede llevar a decisiones equivocadas. Una mala planificación puede resultar en problemas de inventario, como sobrestock o desabastecimiento, que afectan negativamente la rentabilidad y la satisfacción del cliente.
5. Impacto Negativo en la Satisfacción del Cliente
La incapacidad para gestionar adecuadamente el inventario puede tener un impacto directo en la satisfacción del cliente. Los productos fuera de stock, los retrasos en la entrega y los errores en los pedidos son problemas comunes que pueden dañar la reputación de la empresa y alejar a los clientes leales. En un mercado competitivo, la satisfacción del cliente es crucial para mantener y hacer crecer la base de clientes.
6. Dificultades para Escalar el Negocio
Las empresas que no digitalizan sus inventarios pueden encontrar dificultades para escalar sus operaciones de manera eficiente. La falta de flexibilidad y escalabilidad en los sistemas manuales puede limitar la capacidad de la empresa para adaptarse a un aumento en la demanda o a la expansión a nuevos mercados. Esto puede poner en desventaja a la empresa frente a competidores que ya han adoptado sistemas digitales.
Surikat: Un Software flexible
Ahorro de tiempo
Reduce el tiempo destinado a tareas repetitivas
Datos actualizados
Actualización de inventarios asociados al trabajo diario
Evita errores humanos
Reduce errores en el volcado de datos
Estado de salud
Consistencia en la introducción de datos
Sin embargo, esto son solo los beneficios evidentes y ya comentados en este blog, pero Surikat tiene muchas más funcionalidades que ofrecer. Una de las más básicas, permite programar tareas para que se cree de forma automática el itinerario diario y semanal en la app del trabajador. Otra bastante popular es la generación automática de informes, con un formato personalizado y que puede asociarse al correo electrónico para recibirlos semanal, mensual o anualmente. Otros de los beneficios que se obtiene al digitalizar inventarios con nuestra app son:
Conclusión
La digitalización de los inventarios a través del uso de software de gestión y sistemas de planificación es una estrategia esencial para cualquier empresa que desee optimizar su cadena de suministro, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente. Las empresas que no adoptan estas tecnologías corren el riesgo de quedarse atrás en un mercado cada vez más competitivo.
La buena gestión de inventarios no solo se trata de mantener un registro preciso de los productos, sino también de aprovechar la tecnología para crear procesos eficientes, tomar decisiones informadas y mantener una ventaja competitiva. En última instancia, la digitalización del inventario es una inversión en el futuro del negocio, que ofrece beneficios a corto y largo plazo.
Si quieres conocer otras funcionalidades te recomendamos echar un vistazo a nuestros otros Casos de Uso.
Por dónde empezar
Descubre el coste estimado de tu proyecto en este enlace o ponte en contacto directo con nosotros en info@surikat.io para pedir más información o realizar consultas.