1. Definiciones básicas
En esta primera entrada del manual vamos a definir algunos de los elementos básicos en los que profundizaremos a lo largo del manual. Los cuestionarios (unidad básica del trabajo en Surikat) y las funciones principales recogidas en la barra lateral de la web de Surikat y su app (android e iOS)
1.1 Proyectos
El epígrafe Proyectos aglutina los Cuestionarios de cualquier índole que requiera nuestro trabajo. Los proyectos pueden gestionar datos, procesar información y activar flujos de trabajo sin una interacción directa y visible por parte del usuario. Simplemente, notan los efectos de su operación, como la generación automática de informes o el envío de notificaciones por correo electrónico.
1.1.1 Cuestionarios
La unidad básica con la que trabajan los usuarios de Surikat es el Cuestionario. Un cuestionario en Surikat es un elemento accesible directamente desde el menú lateral izquierdo de la web o app. Mediante la configuración de una serie de preguntas en formato de campos que se tratarán en el Punto 2. Generar un proyecto en Surikat de este manual, se permite la introducción de información de toda índole.
Permiten recopilar, almacenar y gestionar datos de manera eficiente y coherente, tanto en dispositivos de escritorio a través de la web, como en dispositivos móviles mediante aplicaciones Android o iOS. Para mantener un orden claro y estructurado se pueden agrupar en subgrupos.
Te proponemos un ejemplo para entenderlo mejor: Imagina un proyecto llamado «Gestión de Red de Bibliotecas«, donde se determina la disposición de los estantes, la clasificación de los libros y el acceso de los visitantes y que vendría a gestionar funciones como:
- La relación existente entre los cuestionarios libros y préstamos, de este modo se puede saber qué libros puede tener en préstamo un usuario, incluyendo la inscripción, actualización de datos, y la gestión de privilegios de préstamo.
- Análisis de Tendencias de Lectura: Con patrones de préstamo y lectura para identificar las tendencias actuales, los géneros más populares y las preferencias de lectura de los usuarios.
- Mantenimiento Preventivo de la Colección mediante el análisis de la condición y uso de los libros, el proyecto podría programar el mantenimiento o la restauración de volúmenes que lo requieran antes de que se deterioren demasiado para su uso.
- Permitiría activar notificaciones para que cuando se esté acercando el plazo de vencimiento de un préstamo se envíe una notificación de recordatorio.
- Control del estado actual de préstamos realizados, libros que aún no han sido devueltos y listado de usuarios. Asimismo, la posibilidad de llevar un control de stock o necesidad de reposición de ejemplares
Aquí, un cuestionario actúa como una plantilla que organiza la información dentro de nuestra base de datos y mientras que el proyecto sirve para que la información fluya de un lugar a otro y obtener análisis sobre los mismos. Para generar este flujo y permitir obtener estas funciones, hemos diseñado 3 cuestionarios distintos:
- Cuestionario ‘Bibliotecas’: Este cuestionario actúa como la base de nuestra red, donde cada biblioteca se registra con su información específica: ubicación, capacidad, etc. Es el primer paso para organizar nuestra base de datos, asegurando que tengamos todos los detalles necesarios de cada biblioteca en un solo lugar –> Inventario de bibliotecas
- Cuestionario ‘Libros’: Aquí, cada libro se registra con detalles como título, autor, ISBN, y su biblioteca correspondiente. Al estar vinculado a un registro del proyecto ‘Bibliotecas’, permitirá en un futuro saber tanto en qué biblioteca se encuentra un libro determinado, como qué cantidad del mismo ejemplar hay en una o todas las bibliotecas –> Inventario de libros asociados a las bibliotecas anteriores.
- Cuestionario ‘Préstamos’: Este proyecto registra cada préstamo realizado, incluyendo el libro prestado, quién lo tomó prestado, cuándo, y por cuánto tiempo. Dado que cada registro de préstamo está vinculado a un libro específico, y este a su vez a una biblioteca, podemos fácilmente rastrear el movimiento de libros a través de nuestra red –> Cuestionario dinámico de entradas y salidas de libros.
Estos cuestionarios comparten información entre ellos, gracias a la conexión que les brinda el proyecto. Otras funcionalidades que se recogen en este manual, se encargarán de realizar cálculos, asociaciones o estimaciones que permitan estudiar tendencias, generar informes o enviar correos automáticos (p.e., alertando de libros que no se han devuelto en determinadas bibliotecas).
1.1.2 Fichas de Impresión
Similar a los informes, podemos exportar datos de los cuestionarios en forma de fichas de impresión. Son documentos que recogen toda la información de uno o varios cuestionarios en un formato predefinido. Configurar previamente estas fichas nos permite generar documentos en Word, PDF u Hojas de cálculo con un solo click. Uno de los objetivos de esto es reducir la carga de trabajo enfocado en diseñar y rellenar tablas para cada registro de datos.
Para conocer más detalles para su configuración, consultar el Punto 4. Fichas de impresión de este manual.
1.2 Informes
Los informes permiten autocompletar documentos realizando operaciones sencillas o complejas considerando filtros, cálculos y diseño de gráficas en base a datos de todo el proyecto y no referido a un cuestionario concreto.
De esta manera, podemos generar desde un cómodo menú informes completos con datos de todos los cuestionarios para una fecha concreta o que se encuentren en un estado determinado. Las posibilidades son casi infinitas.
Para conocer más detalles para su configuración, consultar el Punto 5. Informes de este manual.
1.3 Correo automático
Los correos automáticos son correos que se configuran para que se envíen de forma periódica a determinados usuarios o bien cuando alguno de los cuestionarios recoja un resultado concreto que merezca ser analizado o simplemente para hacer un seguimiento de si los registros se están completando o no.
Para conocer más detalles para su configuración, consultar el Punto 6. Correos automáticos de este manual.
1.4 Descarga
Este menú nos permite hacer operaciones con los cuestionarios anteriormente creados. Ya sea duplicarlos, eliminarlos, exportarlos o agruparlos
1.5 Usuarios y roles
Las cuentas de usuarios en Surikat están intrínsecamente ligadas a los proyectos. Estos reciben ciertos permisos de forma directa o mediante la asignación de roles que serán explicados en esta entrada.
Para conocer más detalles para su configuración, consultar el Punto 8. Usuarios de este manual.
1.6 Programaciones
Las programaciones son tareas recurrentes que se generan a partir de cuestionarios. Estas generan solicitudes periódicas a los usuarios a las que se encomienda para que las rellenen en un momento concreto y ayudar a mejorar el orden de trabajo. Las programaciones “estáticas” son puntuales y se generan como fruto de programaciones «periódicas» o manualmente.
Para conocer más detalles para su configuración, consultar el Punto 9. Programaciones de este manual.
1.7 Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo permiten realizar acciones la plataforma de manera automatizada, como por ejemplo, la extracción y grabado de datos entre distintos registros cuando se cumpla una condición o la generación de una Solicitud u Orden de Trabajo cuando se cumpla una condición.
Para conocer más detalles para su configuración, consultar el Punto 10. Flujos de trabajo de este manual.
