10. Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo permiten realizar acciones la plataforma de manera automatizada, como por ejemplo, la extracción y grabado de datos entre distintos registros cuando se cumpla una condición o la generación de una Solicitud u Orden de Trabajo cuando se cumpla una condición. Podemos acceder a los flujos de trabajo desde la barra lateral izquierda, justo debajo de las «Programaciones» y antes de la opción de «Correo automático».
10.1 Flujos para grabar información en otro cuestionario
Antes de crear un nuevo flujo con este fin debemos configurar campos comunes si no los tenemos. Para ello modificaremos el cuestionario de nuestro interés (véase “Crear o modificar cuestionarios”), creando un campo común con otro cuestionario con el que lo queramos vincular. Deberemos generar un desplegable con la configuración que se muestra.
Este tipo de flujos permiten la suma y conteo de datos (generando campos autoincrementables donde cada nuevo registro equivale a «n+1»), como se detallará más adelante. Si le fuera de interés, considere crear campos para almacenar estos valores antes de guardar el formulario. Una vez hecho esto, siga los siguentes pasos:
En la barra lateral seleccionamos Flujos de trabajo y luego a Nuevo en la parte superior.
Indicamos el nombre de nuestro flujo. Es recomendable señalar en mayúscula los cuestionarios empleados para evitar confusiones. Para que comience a funcionar desde que lo guardemos, marcamos la casilla Activo.
Seleccionamos el cuestionario desde el que trasladaremos información a otro. Añadiendo filtros podemos configurar que la información se transferirá cuando se rellene un campo («Es relleno» para este caso), se edite o en función de otros condicionantes disponibles.
La configuración avanzada por defecto ayuda a evitar flujos redundantes. Tenga en cuenta que de esta forma, si elimina el campo seleccionado se borrará también el flujo dependiente. Puede modificar esta configuración de acuerdo a sus necesidades
Importante: Si marcamos la tercera opción cada vez que se edite un cuestionario, Surikat lo contará como un registro “nuevo” y sumará 1 al total. Si queremos que mantenga su código, debemos dejar la tercera opción desmarcada.
Selecciona el cuestionario donde deseas grabar los datos y el campo del cuestionario de origen del que se extraerán los datos.
Selecciona el campo del cuestionario de destino donde se grabarán los datos.
Si quisieras llevar a cabo un conteo de las veces que se produce una grabación o una suma de la información grabada, puedes seleccionar el campo donde se almacenará esa información. Existe la opción de definir un periodo tras el cual se resetea la cuenta o suma.
Selecciona el campo que une ambos cuestionarios. el desplegable solo cargará aquellos que estén vinculados.
En caso de que no cuentes con campos vinculados se le mostrará un anuncio que reza «No hay campos comunes configurados» en la misma pregunta. Para solucionarlo, vuelva al inicio de este apartado.
No olvides guardar al final de la página y comprobar que el flujo está activado. En el apartado de flujos se te mostrará el resultado. Desde aquí puedes activar, desactivar y borrar cualquiera de sus flujos marcándolos, seleccionando una acción y aplicándola.
A la hora de editar un flujo debemos hacer click en el lápiz dibujado a la izquierda de cada cuestionario. Si tarda mucho en cargar, basta con copiar el link que se genera al hacer click en el lápiz y pegarlo en otra pestaña del navegador.
10.2 Flujos para crear solicitudes y tareas
Nuevamente, iremos a la barra lateral, seleccionamos Flujos de trabajo y luego Nuevo en la parte superior. Indicamos el nombre de nuestro flujo y marcamos la casilla Activo para que funcione desde que lo guardemos, como en el caso anterior (ver 10.1).
Se selecciona el cuestionario que activará el flujo. Añadiendo filtros es posible configurar que este se active a través del relleno, edición u otra condición de un campo concreto. Hasta aquí todo como el punto anterior.
Seleccionamos el cuestionario en el que se crearán las solicitudes o tareas, así como el usuario que se encargará de ellas. Podremos activar filtros para designar encargados distintos para situaciones concretas.
Se pueden añadir hasta 5 filtros para definir de forma detallada el tipo de flujo. Es preferible usar una fila por espacio para que esta sea lo más clara posible. Clicakndo en Referencias a la derecha, es posible incluir el contenido del campo en cuestión
Si el asunto tuviera naturaleza espacial, sería posible añadir ubicación mediante coordenadas de longitud y latitud, para lo que también podría emplear Referencias si su cuestionario contuviera esta información.
Es posible establecer una fecha límite antes de la cual el encargado deberá atender la solicitud. Se puede tanto establecer una fecha concreta (Opción fecha límite), o establecer un intervalo temporal de días desde la activación del flujo.
Finalmente, podremos configurar cuánto tiempo (en horas) será visible la tarea tanto previa como posteriormente a la fecha límite.
No olvides guardar al final de la página y comprobar que el flujo está activado. En el apartado de flujos se le mostrará el resultado. Desde aquí puede activar, desactivar y borrar cualquiera de sus flujos marcándolos, seleccionando una acción y aplicándola.