3. Campos de cuestionarios (Avanzado)
En este punto del manual indagaremos sobre algunas funciones que podemos definir a la hora de generar nuestro cuestionario. Muchas de estas funcionalidades son universales para todos los campos, mientras que algunos son exclusivos para los más versátiles como «Desplegable». En cualquier caso, el punto de partida para explicar las funcionalidades de este punto de manual es el momento en que vamos a introducir un nuevo campo en un cuestionario o editando uno anterior. En esa pantalla (más información en el Punto 2) aparecen tres pestañas de personalización para cada campo que explicaremos en esta parte del manual: Editar, Opciones y Otros
3.1 Editar - Cuestionarios
3.1.1 Resultado de operación (autocalculable)
Permite incluir un resultado matemático a partir de datos de otros campos. Si el cálculo considera más de 2 campos, habrá que hacer click en la casilla “Personalizar” e integrar la operación dentro del comando «__math__[campos relacionados y operación]«. Tanto los campos como esta fórmula aparecen al clickar en un botón visible junto al espacio reservado para la función, «Añadir referencia«.
Por ejemplo: Tenemos varios campos que recogen el peso del compost obtenido en varias composteras y estos datos debemos tomarlos por separado en diferentes preguntas: «Compost. A», «Compost. B» y «Compost. C», en los que ponemos el peso de compost generado en cada uno. Si queremos sumar el compost total en un único campo autocalculable, bastaría con copiar el comando «__math__[…]» que aparece en el mismo menú y hacer click en cada uno de los campos anteriores ahora mostrados en un menú desplegado a la derecha separados por el símbolo de la operación que queremos realizar («+«, «–«, «/«, «*«). El comando quedaría de forma similar a:
__math__[__q1_Compost. A__+__q2_Compost. B__ +__q3_Compost. C__]
Si lo que requerimos es subordinar una operación dentro de otra, debemos de volver a introducir el comando «__math__[…]» dentro del corchete. Por ejemplo:
__math__[2* __math__[__q2_Compost. B__ + __q3_Compost. C__]]
3.1.2 Convertir a coordenadas UTM
Si marcamos esta casilla, nuestro campo se rellenará automáticamente con las coordenadas UTM del campo «Mapa» que seleccionemos en el desplegable dentro del cuestionario.
3.1.3 Generar código secuencial
Permite generar un código secuencial a partir de datos de otros campos. De utilidad cuando se quiere generar un registro que acabará teniendo un código único. Para ello debemos rellenar 4 campos:
- Código: Incluye manualmente los dígitos que se asocian al cuestionario (siglas, acrónimos, etc.).
- Autocompletado: Un desplegable donde seleccionarás de qué campo quieres que saque su nombre (recomendamos que sea un campo con información identificativa).
- Dígitos: Número de dígitos que tendrá este código (recomendamos usar al menos 4).
- Autoincrementable: Un campo que da un valor “n+1” a cada registro con respecto al anterior. Las instrucciones para generarlo se dan en el Punto 10.1 de este manual.
3.1.4 Vincular a un cuestionario
Permite vincular el registro con el de un cuestionario vinculado, siempre y cuando el valor introducido sea coincidente. Nota: Este caso es útil cuando no es viable utilizar un desplegable como campo vinculado (por contar con miles de registros) y se utilizan funcionalidades que permiten el autocompletado del texto (ej. consulta Mapa o NFC).
3.2 Opciones - Cuestionarios
3.2.1 Se requiere una respuesta para esta pregunta
Marcando la primera casilla conseguiremos que no sea posible crear el nuevo registro sin antes seleccionar una de las opciones del mismo. Se mostrará con un asterisco rojo alertando de su obligatoriedad. De no rellenar el campo, aparecerá un mensaje de advertencia.
3.2.2 Help text
Aquí tenemos dos opciones: introducir datos usando una lista e introducir opciones manualmente, en la que simplemente podemos introducir el texto que queremos que aparezca por cada línea.
Importante: si se escribe una oración muy larga en una sola línea, puede resultar difícil visualizarla o cerrar el dialogo. Es preferible hacer saltos de línea manuales en la edición.
3.2.3 Keywords
Es una función útil cuando tenemos dos cuestionarios vinculados mediante desplegables (Ver 3.4). Por ejemplo, si visualizamos los registros del cuestionario de origen, podemos ver que aparecerá una nueva pestaña el lado de Primer Agrupador, que llevará el nombre del cuestionario en el que se han extraído. Siempre que existe esta relación entre cuestionarios aparece esta pestaña con la fecha de exportación del registro, sin embargo, cuando en el cuestionario de destino marcamos la casilla de keyword en un campo de nuestro interés, este, aún sin estar expresamente vinculado mediante desplegables, se mostrará junto a la fecha de exportación.
Podremos hacer clic en ese dato (en el caso del ejemplo, la X azul) para poder ver toda la información asociada en el cuestionario de destino.
3.2.5 Campos de entrada / salida
Se trata de una función con mucho potencial y que permite una visualización mucho más clara de algunos cuestionarios, por ejemplo, aquellos que implican cálculos matemáticos. Debemos crear dos campos en el cuestionario, uno que marque «Campo de entrada» y otro con «Campo de salida«
Para ejemplificarlo, emplearemos un caso ficticio de distintos proyectos de repoblación con sabinas. Suponemos que tenemos un cuestionario con el código del proyecto, el número de sabinas a plantar, el número de mallas a emplear y el número de trabajadores a movilizar. Vamos a traer estos datos a un nuevo cuestionario mediante un desplegable (ver Punto 3.6 de este mismo manual), y crearemos campos de texto numérico para que sean nuestros campos de DESTINO, que además, estarán marcados como Campos de entrada.
Posteriormente, crearemos los campos que marcaremos como Campos de salida en las opciones. En esta ocasión, crearemos campos de texto numérico con cálculos matemáticos (Ver 3.1.1.). Para el ejemplo, hemos multiplicado el número de sabinas por 50, asumiendo ese como el coste por unidad.
Al crear un nuevo registro en el cuestionario se nos abre la siguiente ventana. Al introducir el proyecto en el desplegable, se traen automáticamente las unidades necesarias de cada elemento, y a su vez, se calculan con los valores fijos que hemos establecido en la función de cálculo. En este caso, se multiplican las 278 sabinas por 50 y se obtienen 13.900 (supongamos que euros). En vez de usar valores fijos, también podríamos traerlos desde otro cuestionario (si existiese) con otro desplegable.
3.2.6 Imágenes
Después de todas las casillas de opciones encontramos la función de imagen. Aunque no es muy frecuente, se suele usar para aclarar de forma visual y representativa algunos elementos que puedan ser difíciles de identificar. Podremos subir imágenes en los formatos especificados y hasta 1MB.
3.3 Otros (Ocultar campos) - Cuestionarios
En cuestionarios vinculados a programaciones, es común que encontremos solicitudes. Desde este apartado, podemos configurar marcando una casilla que determinados desplegable no se muestren, por ejemplo: los códigos, que al ser un campo usado para la propia programación, ya se nos mostraría en el título.
Por otro lado, podemos gestionar qué roles y usuarios pueden ver o incluso editar determinados campos de los cuestionarios. Como se aprecia en la siguiente captura, hay personas que puedan hacer ambas cosas (usuario ACE_LUPUERGC en este caso) y otros que solo pueden leer (msantana). El resto no deberían de poder ver el desplegable en cuestión. Para seleccionarlos basta con clickar los nombres (se sombrearán al seleccionarse). Usaremos el control+clic para marcar varios.
3.4 Desplegables - Avanzado
El campo «Desplegables» es el que seguramente más funciones únicas tenga si lo comparamos con el resto. Al editar una pregunta de este campo veremos que aparecen nuevas opciones entre los seleccionables de los que disponíamos antes.
3.4.1 General
Entre ellas se encuentra «Se permiten múltiples respuestas«, que como su propio nombre indica, marcarla implica la posibilidad seleccionar más de una opción del campo en la respuesta. Lo encontrarás en la pestaña «Opciones«. Otra opción de gran interés en la misma pestaña es «Usar con NFC«, que a los usuarios, de tener instalada una red de NFCs en lugares físicos, rellenar información sólo con acercar el móvil. Por ejemplo, en el caso de tareas de limpieza, acercaríamos el dispositivo móvil al sensor y la tarea se marcaría como realizada con su fecha y hora.
También permite trasladar contenido de un campo a otro en el mismo cuestionario. Basándonos en el siguiente ejemplo, supongamos que queremos que los registros del campo “Lugar” se muestren en “Lugar Nuevo”. En la configuración del desplegable “Lugar Nuevo” marcaremos el campo “Lugar». Al guardar la configuración, el traslado se habrá realizado satisfactoriamente.
Importante: cuando trabajemos de desplegable a desplegable, nos obligará a que haya una opción para poder guardar la configuración. Así mismo, tras esta acción ambos desplegables perderán su función inicial. El campo inicial pasa a funcionar -en la práctica- como un campo de texto y el nuevo campo, si bien muestra los registros que ya se habían creado, no los incluye en sus opciones de desplegable.
3.4.2 Introducir datos
Además de añadir las opciones del desplegable de forma manual (1), poniendo cada respuesta en una línea, existen otros dos métodos que aportan cosas diferentes a la forma en que se mueve el flujo de datos dentro del proyecto. Una de ellas es introducir datos usando una lista (2). Se emplea usando el siguiente enlace: web.surikat.io/optionslist/.
Desde ahí vamos a «Nuevo» y establecemos distintas opciones por línea al igual que en la forma manual. Esto nos permite crear una lista predeterminada que podremos importar para cualquier otro cuestionario.
También puede realizarse desde una hoja de cálculo de Google, pero esta función podría no funcionar con precisión. Una vez creada esta lista predeterminada y seleccionado esta opción para introducir datos en nuestro desplegable, nos queda seleccionar la lista que acabamos de crear. Al rellenar el cuestionario, serán las opciones de esta lista las que nos aparezcan.
Por último, tenemos la opción más compleja, pero interesante: Introducir trayendo valores de registros de un cuestionario (3). El objetivo es generar un campo (que puede ser idéntico o no) en dos cuestionarios para que, al introducir algún dato en uno de los cuestionarios (ya sea un desplegable, un campo de texto o campo de texto), grabe automáticamente el dato registrado en otro registro de otro cuestionario.
Para ello, tendremos que generar una serie de campos que queremos que se rellenen con los datos de otro cuestionario (esto suele ser habitual en registros por ejemplo de inspección o mantenimiento que ayudan a mantener actualizado datos de un inventario). En este ejemplo se han creado campos con idéntico nombre para evitar malentendidos: A la izquierda, los campos a rellenar por los trabajadores. A la derecha, los campos coincidentes con otro cuestionario que se rellenarán automáticamente.
En nuestro ejemplo tomemos como cuestionario de origen un inventario con información sobre la ubicación (y detalles técnicos) de un objeto: «Ubicaciones – H».
Es decir, que una vez vinculados ambos cuestionarios, cada vez que un usuario rellene su registro inspeccionando el estado del objeto, no tendrá que introducir datos como su ubicación, características técnicas, etc., sino que se autocompletarán desde un cuestionario destinado a conservar esa información como una base de datos.
A continuación, vamos a vincular los campos con datos del cuestionario “Ubicaciones – H” (“Campo origen”, izquierda) con los nuestros (“Campo de destino”, derecha)
Al fondo podremos marcar esta casilla, que nos avisará siempre que los datos extraídos hayan sido modificados en el cuestionario de origen.
Importante: para eliminar la exclamación habrá que actualizar los datos. Usualmente, al editar algún dato del registro y refrescar en Surikat se actualizará automáticamente. Si por el contrario, NO quisiéramos que esto sucediera, deberemos marcar la casilla NO AUTOCALCULAR en la pestaña “opciones” del desplegable.
3.4.3 Filtros
A la hora de traer registros de otros cuestionarios, también podemos establecer filtros con distintos propósitos.
Mostrar todo: En este caso, lo configuraremos de forma que muestre exclusivamente TODOS los registros que cumplan con unas especificidades concretas, por ejemplo, que contengan el número 7
Como vemos, al crear un nuevo registro en el cuestionario que hemos editado, solo nos aparecen las opciones que contienen el número 7.
No tiene que limitarse únicamente al contenido del registro, pues podemos usar los siguientes operadores para lograr el objetivo deseado.
Mostrar, resaltar y bloquear condicionado: Una segunda opción para los filtros es la de bloquear registros con un contenido a definir. Por ejemplo, en la siguiente captura se traen de otro cuestionario todos los registros que contengan el número 6, sin embargo, si además contienen el 2, estos últimos no podrán ser seleccionables, aunque sí se mostrarán.
Al crear un nuevo registro en nuestro cuestionario, aparecerán todas las opciones que contienen el 6, pero la que además contiene un 2 no se puede seleccionar, apareciendo un icono de “prohibido” al pasar el cursor por encima (obsérvese además que el texto aparece en color gris flojo).
Ocultar todo: Por último, podemos configurar el desplegable de tal manera que los registros con determinadas características no se muestren en la selección, y como consecuencia, no sean seleccionables. En este ejemplo, se aplica a los códigos que contengan el número 6.
Al crear un nuevo registro en nuestro cuestionario, no se muestra ninguna opción con el número 6 en el desplegable, pero sí todas las demás existentes.
3.4.4 Desplegables marcados por defecto
Los desplegables permiten al usuario seleccionar qué opción u opciones se ajustan al registro que va a realizar, pero en ocasiones querremos hacer el proceso inverso. Partiendo de varias opciones que vienen marcadas por defecto, queremos que sea el usuario quien, activamente, desmarque aquellas que no tienen que ver con su registro.
Para ello, tendremos que aplicar lo aprendido en el punto 3.4.2. y vincular nuestro campo de «Desplegable» a otro campo en el cuestionario de origen que tenga marcado en su configuración «Se permiten múltiples respuestas» y «Mostrar en la vista principal para edición múltiple» con todas las opciones que queremos que vengan marcadas por defecto.
Importante: Esta funcionalidad solo está disponible realizando este vínculo entre dos cuestionarios, por lo que es necesario que nuestro campo venga como autocompletado desde otro cuestionario que tenga estas opciones marcadas.