5. Informes
De forma similar a las fichas de impresión de cuestionarios, los informes permiten auto-completar fichas, con la diferencia de que esta es una herramienta más potente que además admite operaciones como filtros, cálculos, diseño de gráficas en base a datos de todo el proyecto y no referido a un cuestionario concreto.
5.1 Maquetación
La maquetación de los informes sigue la misma estructura que la de las fichas de impresión (Ver 4.3), con la salvedad de que a la derecha no tenemos referencias de datos concretos de cuestionario. Sino algunas más o menos genéricas como la __Fecha de impresión__, los __Filtros__ que hemos empleado u operaciones matemáticas que se calculan de la misma manera que explicamos en el punto 3.1.1.
El reto que supone configurar un informe es el de crear nuevas referencias en base a cálculos que tendremos que indicar (ver Punto 5.2). Afortunadamente, una vez diseñados se generarán nuevas referencias a la derecha que no van a requerir de la creación de tablas o de una maquetación compleja, pues esta se auto-genera. Las dos referencias más recurrentes que suelen utilizar nuestros clientes __Resumen XXXX_ y _Gráfica XXXX_.
Observa qué sencilla es la configuración y el resultado que obtenemos. Tablas dinámicas que podemos modificar cómodamente desde distintos formatos de filtros que también configuraremos a continuación:
5.2 Cálculos
En la misma página de la ficha, abajo del todo, existe un campo llamado «Cálculos» con un símbolo de «+» al lado. Si hacemos click en él comenzaremos el proceso de diseño del cálculo que queremos que realice este informe.
5.2.1 Filtros
En «Selección de datos» vamos a seleccionar el cuestionario base del que saldrán la mayoría de campos de estos cálculos.
En «Añadir filtro» podemos seleccionar campos cuyo valor queremos que determinen los resultados que vamos a comprobar. Por ejemplo, si queremos que el informe muestre únicamente los casos «correctos» durante una inspección podemos seleccionar el campo en el que se plantea esa pregunta, indicar la regla que queremos que siga (igual a; menor/mayor a; contiene/ no contiene, etc.) y elegir una de las respuestas posibles que presenta esta pregunta (de entre todas las que han puesto los usuarios). Para generar un filtro de esta manera, se recomienda elegir un campo con opciones concretas como un «Desplegable» o «Selector único», si no, el volumen de respuestas posibles hará imposible generar un filtrado apropiado.
Un filtro esencial que suelen utilizar los usuarios de Surikat es «Report Start Date», uno de esos metadatos de los que hablaremos en otra entrada que se registran automáticamente cuando un usuario realiza un cuestionario. Este recoge la fecha en que se realiza un registro. También se puede combinar con otros filtros cualitativos como «Tipología», en este ejemplo, una pregunta del cuestionario que recoge una característica concreta del registro (si es sobre un contenedor, escombros, restos de podas…).
Recomendación: Cuando quieras involucrar un filtro temporal en un informe, marca la casilla de la derecha «Control desde informes«. Esto te permitirá seleccionar el rango de tiempo que quieres que abarque la ficha sin entrar a la configuración de forma cómoda desde el menú de control y descarga.
5.2.2 Tipos de campo
Los informes de Surikat permiten incorporar el contenido de cada pregunta de los cuestionarios en tres campos diferentes «Selecciona«, «Añadir cálculo» y «Añadir operación» (este último bastante más intuitivo, pues permite realizar cálculos en base a 2 columnas previamente seleccionadas).
Importante: La forma de añadir varios campos de cada tipo es haciendo click en el + que lo separa del siguiente campo. Si decides abrir el desplegable de la derecha sin antes hacer esto, estarás creando una columna de otro tipo de campo.
Cada uno de esos desplegables se convertirá en una de las columnas de nuestra futura tabla. Por eso, recomendamos utilizar el primer desplegable para seleccionar una pregunta identificativa (un código, un nombre concreto, etc.). Esto permitirá que los datos se vayan ordenando de manera lógica en torno a ese código.
Selecciona: Campo de texto al uso. Lo usaremos para incorporar códigos, descripciones o resultados no numéricos en nuestra tabla. Tras introducir un campo cualquiera, veremos que justo debajo aparece la palabra «Registrado» y nos da la opción de editar la forma en que se van a considerar esos datos. Futuras actualizaciones de esta guía explicarán para qué sirven esas opciones.
Añadir cálculo: Texto numérico que nos permitirá hacer un conteo o un sumatorio del número de registros que coinciden con los datos que se van a ir recogiendo en cada columna. Esto lo podremos definir en el botón «Edit» que se genera debajo del campo de cálculo.
5.2.3 Maquetación de la tabla
Una vez finalizado la construcción de nuestra tabla, nos vamos al extremo derecho inferior de la hoja, donde encontraremos una tuerca con el texto Maquetación para informe. Si no encuentras la tuerca porque la tabla es demasiado grande, haz scroll de pantalla hacia la derecha.
Gracias a este podremos definir cuáles de nuestros campos queremos que aparezcan en la tabla (aunque no aparezcan se les ha tenido en cuenta para realizar los cálculos, así que no mostrarlos serviría para reducir la cantidad de datos expuestos en el informe sin perder información). Además, si hacemos click en la tuerca de cada campo podremos renombrar el título de cada campo, seleccionar el tipo de letra, su alineación, tamaño o incluso el ancho de la columna.
Una vez editado, bastaría con hacer click en el botón de «Guardar«. Volver a guardar en la página de selección de datos y cerrar esta pestaña.
Si volvemos al informe y actualizamos la página o hacemos click en el botón de flechas del apartado de «Cálculos» nos aparecerá, abajo, el campo que acabamos de crear y, a la derecha, sus referencias listas para copiar y pegar.
Si queremos añadir más información o repetir dicho cálculo en otro campo, basta con crear uno nuevo siguiendo las mismas indicaciones que el anterior.
No te olvides de pegar las referencias de cada cálculo en el informe para que se muestre toda la información como se indicó en el punto 5.2.
