6. Correo automático
Los correos automáticos son correos que se configuran para que se envíen de forma periódica a determinados usuarios o bien cuando alguno de los cuestionarios recoja un resultado concreto que merezca ser analizado. Para su configuración debemos acudir a la parte baja de la barra lateral izquierda del menú de Surikat y hacer click en «Correo Automático«.
En el siguiente menú, haremos click en NUEVO o editaremos un campo previo si lo que queremos es editarlo. Desde este menú podremos seleccionar 3 opciones:
- Crear nueva notificación: Pensada para que se envíe un correo automático cuando se realice una acción concreta o cuando no se realice en cierto periodo de tiempo, recordándonos completar el cuestionario.
- Envío periódico de registros: Ideal para enviar recordatorios y reportes periódicos al correo.
- Crear alerta de planificación: Pensado para envío de planificaciones de trabajo semanales o mensuales
En cualquier momento podremos activar o desactivar estos filtros en la pestaña de “Activo”, que se ve como un cuadrado rellenable dentro de la página de edición.
En Cuestionario, seleccionaremos el cuestionario del que tomaremos el campo previamente creado. En nuestro caso “INCIDENCIAS”. En Evento, señalaremos qué acción activa que se envíe un correo o no. En nuestro caso, señalamos “Reporte”, pues el hecho de que se rellene es la acción que queremos que genere un mail (ver imagen anterior).
Debajo de ambos, aparece la opción de Añadir Filtro, que nos ayudará a terminar de definir qué activa el envío. Aquí seleccionaremos el Campo de formulario concreto cuya acción activa el mecanismo y, en Operador, se definirá finalmente qué valor en concreto es el que buscamos. En nuestro caso “Es relleno” provocará que el hecho de que se escriba cualquier cosa, envíe el correo. Se pueden añadir tantos filtros como queramos.
En “Asunto” y “Mensaje”, se escribirá aquello que deseemos enviar, además de poder añadir referencias (la respuesta que dan los usuarios a cada una de las cuestiones).
En nuestro caso, enviamos como asunto un texto genérico referido al campo en cuestión: “Incidencias en el servicio”. Para el mensaje, podemos simplemente añadir todas aquellas respuestas que queramos compartir como “Referencias” combinado con texto que hagamos predeterminado.
Por último, justo debajo, añadimos el correo del usuario al que queramos enviar el correo y añadir tantas de las opciones como queramos. Le damos a guardar y listo.
6.1 Envío periódico de registros
La configuración del envío periódico de registros presenta puntos similares al punto anterior. Los primeros apartados serán rellenados de la misma manera. Se pondrán nombres y asuntos identificativos del cuestionario con el que trabajamos, en el desplegable seleccionaremos el cuestionario deseado y se activará la casilla Activo para que la operación se realice. En el apartado Mensaje se puede hacer una breve descripción de la operación. Este mensaje le llegará al destinatario del correo.
Dentro del campo Emails de destinatario se añadirán todos los correos que se desea que reciban el correo.
Además, en esta operación se pueden añadir diferentes filtros. Entre los filtros más utilizados están los intervalos de tiempo (Seleccionar intervalo), que permiten ajustar el número de informes enviados según la fecha de registro de los mismos.
Surikat nos da la opción de seleccionar el formato deseado del envío entre Word, Excel y PDF. Una vez seleccionado, en Configuración avanzada se podrá ajustar el formato del propio documento e incluso crear una nueva maquetación desde cero según las necesidades que se presenten.
Por último, se podrán configurar las fechas deseadas para el envío del correo en el campo Repetir envío. Nuestro envío únicamente se producirá los días seleccionados en este apartado.
6.2 Crear alerta de planificación
Asimismo, al crear una alerta de planificación se deben rellenar también aquellos campos intuitivos presentes en las dos operaciones anteriores: Nombre de su alerta y Cuestionario de trabajo. Por otro lado, esta operación presenta un desplegable con el día de la semana que se desea recibir la alerta y, además, se debe indicar la hora específica de recepción.
En el apartado Emails de destinatarios se agregarán las direcciones a las que se enviará la alerta y en Campos a mostrar en el Email, aquellos campos destacados que se deseen ver una vez recibida la alerta. Una vez completados todos los campos, se hace click en Guardar.
