8. Usuarios y roles
En esta entrada del manual se gestionará todo lo relacionado con los participantes en un proyecto, sus permisos (ya sean de lectura y/o edición) en cada cuestionario y el acceso a informes.
8.1 Usuarios
Como se vio en el Punto 2 de este manual, los perfiles de usuarios están intrínsecamente ligados a un proyecto y la manera más eficiente de crear una cuenta es mediante la invitación de un administrador a uno o varios de estos proyectos. En esta parte del manual damos por hecho que el proyecto ya está creado y en funcionamiento, pero queremos añadir usuarios, editar sus permisos o eliminarlos.
Para acceder a la vista de los usuarios presentes en un proyecto, añadirlos, eliminarlos o editar sus permisos, tenemos que hacer click en el epígrafe Usuarios, en la barra lateral de la izquierda.
8.1.1 Añadir y eliminar usuarios a un proyecto
Añadir: En la vista de Usuarios, junto al título, localizamos el botón «Nuevo«, desplegando las opciones de «Usuario» y «Rol». En este caso, nos quedamos con el primero. Aquí nos aparecerá un menú que nos permite introducir el correo electrónico, nombre, número de teléfono (opcional) y nombre de usuario, que se generará de forma automática con el prefijo del correo (p.e. ejemploXX@surikat.io; Usuario: ejemploXX).
Eliminar: En el listado de usuario, hacemos click en el nombre de aquel que queramos eliminar. Se nos abrirá una barra lateral a la derecha con los datos del usuario y nos dará la opción de editarlos (icono de lápiz arriba a la derecha). Al hacer click en el lápiz, debajo de las opciones «Cuenta de Usuario», «Rol de usuario» y «Roles», se desbloquea una línea de texto nuevo que reza «Desvincular«. Al hacer click ahí, el usuario perderá el acceso a este proyecto.
Si la web no te deja desvincular al proyecto, puede que sea porque tenga permisos de edición en determinados campos importantes. Si eliminamos esos permisos, deberíamos poder desvincular al usuario sin problema. Para saber cómo añadir o eliminar permisos, lee el Punto 8.1.2.
Nota de interés: Al eliminar a un usuario debemos tener en cuenta de que no estamos borrando su cuenta o bloqueándola, sino que solo la desvinculamos de nuestro proyecto. Esto es ideal para usuarios que trabajan en varios proyectos a la vez (o que lo harán), de manera que al usuario no se le genere «ruido» con cuestionarios o informes de proyectos anteriores. De esta manera, si en algún momento tenemos que volver a incorporar a ese usuario, o si entra alguien nuevo no perderán nada de información, pues esta se graba en el proyecto.
8.1.2 Dar permisos a un usuario
Para dar permisos concretos a un usuario, debemos hacer click en su nombre en la lista. Posteriormente, clickamos en el «lápiz» que aparece en la esquina superior derecha de la barra lateral que se abre. Aquí podremos editar el acceso que tiene un usuario a cada cuestionario (Formato de partes) e informes, pero también a los flujos de trabajo, correos automáticos y programaciones vinculados. Estos 3 últimos los trataremos fuera de este menú, en sus propios epígrafes del manual.
En el Formato de partes vamos a ver listados todos los cuestionarios del proyecto y a su derecha, los permisos que tiene el usuario respecto a ellos. Para añadirlos o eliminarlos, haremos click en el listado de permisos, (si no se encuentra vinculado, el texto será «Sin permisos«). Al realizar esto, se desplegará una lista de 8 tipos de permisos que podemos combinar entre ellos para dar a los usuarios:
- Acceso para registro: Poder abrir un nuevo cuestionario para introducir datos.
- Consulta de registros ajenos: Poder leer los registros que han subido otros usuarios.
- Edición de registros propios/ajenos: Poder editar los registros preexistentes ya sean propios o de otros usuarios.
- Edición de formato de datos: Poder modificar la estructura de los cuestionarios (pensado para administradores)
- Consulta de solicitudes ajenas: Poder visualizar solicitudes encargadas a otros usuarios.
- Edición de solicitudes propias/ajenas: Poder realizar solicitudes realizadas a nosotros o a otro usuario.
Aunque pueda abrumar al principio, lo cierto es que muchas de estas opciones son situacionales, y cuando se definen las tareas que tiene que realizar cada usuario, seleccionar unos u otros permisos se vuelve muy sencillo.
Importante: Aunque podemos otorgar permisos concretos (para cada cuestionario) a los usuarios, es infinitamente más práctico asignarles roles donde previamente se haya hecho esta definición de tareas y se hayan planteado permisos predefinidos. De esta manera, aunque entren o salgan usuarios, nuestra única función será la de otorgarles un rol como bien indicamos en los siguientes puntos.
8.2 Roles
8.2.1 Para qué sirven
Los roles son configuraciones de permisos predeterminados para los usuarios, que como comentamos en el punto anterior, sirven para agilizar el reparto de funciones dentro del proyecto: Consultar cuestionarios propios y ajenos, poder editarlos, poder modificar cuestionarios, etc (ver 8.1.2). Estos se configuran una vez y se otorgan a los usuarios. En función a la estratificación de tareas dentro de un proyecto, se crearán 2, 3 o más roles personalizados, aunque en Surikat encontramos ciertos patrones. Uno de los más comunes incluyen:
- Administrador: Acceso a todo. Suele ser el único con permisos de edición del formato de datos. En el Punto 8.2.2 vemos que este se puede generar de forma automática, pero a veces resulta interesante generarlo aparte, si existe algún punto que por seguridad, legibilidad o irrelevancia, preferimos que no se le muestre.
- Inspección: Reciben la información en tiempo real de la resolución de las solicitudes, gestionan las programaciones y tienen criterio técnico para realizar nuevos registros. Suelen tener permisos de consulta y edición de cuestionarios y de lectura de informes.
- Obra/Guardia: Usuario que solo tiene acceso a la edición de solicitudes que se generan por una programación o decisiones técnicas.
8.2.2 Configurar roles
Este punto es una combinación de los anteriores (8.1.1 y 8.1.2), pues para crear un nuevo rol basta con hacer click en «Nuevo», pero en lugar de «Usuario», acceder a «Rol». En ese punto basta con administrar los permisos que queramos dar a dicho rol de la misma manera que explicamos en el punto 8.1.2.
Para dar un rol a un usuario, debemos hacer click en su nombre y en el lápiz de edición, y acceder donde pone «Roles». Importante, no confundir con «Roles de usuario», donde podemos generar automáticamente el rol de administrador. En el menú «Roles», saldrá un desplegable con todos los roles disponibles y bastará con seleccionar el rol adecuado para cada usuario.
