9. Programaciones
Las programaciones son tareas recurrentes que se generan a partir de cuestionarios. Estas generan solicitudes periódicas a los usuarios a las que se encomienda para que las rellenen en un momento concreto y ayudar a mejorar el orden de trabajo.
9.1 Tipos de programaciones
Existen programaciones estáticas y periódicas. La programación más compleja y reiterativa se genera en las “periódicas”, donde se da al programa unas instrucciones para generar solicitudes cada cierto tiempo. Las programaciones “estáticas” son puntuales y se generan como fruto de las programaciones periódicas o manualmente.
Por ejemplo: Queremos que un operario reciba una solicitud mensual para revisar el estado de un parque el día 1 de cada mes durante un año (programación periódica). La solicitud que se genera el día 1 de enero es la programación estática, de la misma forma que la que se generará el 1 de febrero. Podríamos generar 12 programaciones estáticas para esta tarea o una programación periódica que genere las estáticas una vez al mes.
9.2 Generar programaciones
Como decíamos anteriormente. Si entramos en “Estáticas” podremos programar una serie de solicitudes concretas para determinadas fechas, mientras que en “Periódicas” podremos generar instrucciones para su generación
Los campos a rellenar en el cuestionario son intuitivos. Pero hay que saber que puedes hacer que el registro se muestre varias horas (o días) antes de la fecha en que queremos que se realice y varias horas (o días) después, para dar margen al usuario a realizar la tarea. Si queremos que se repita, con qué frecuencia, cada cuánto, etc.
Primeramente destacan las columnas que muestran cuántas horas antes y después son visibles las tareas. Si no se pone nada en esos campos, se muestra instantáneamente la tarea. Al hacer click en la celda se nos mostrarán distintas opciones.
Para las tareas periódicas tenemos otras columnas que son necesarias para que funcione correctamente. En primer lugar, indicaremos que se repite marcando la casilla y luego con qué frecuencia (hay opciones preestablecidas, pero se puede personalizar).
En caso de querer una frecuencia personalizada, indicaremos en las columnas adyacentes la Periodicidad por (día, semana o mes) y la Periodicidad cada (valor numérico). También será posible definir durante cuánto tiempo se repetirá la tarea introduciendo valores predefinidos (Repetir hasta). Así pues, podremos programar tareas que, por ejemplo, se repitan cada 2 semanas durante 3 meses.
En la última columna tenemos la opción de Autoprogramar. Si la marcamos, cuando finalice el periodo establecido en Repetir hasta, se volverá a crear esta misma tarea de forma automática, con las mismas especificidades temporales.
En la columna de Solicitudes pendientes se mostrarán todas las veces que se ha generado la tarea y se ha quedado sin ejecutar.
Para finalizar, no debemos olvidar guardar la configuración y generar las solicitudes. Al hacer esto, todas las tareas programadas con repeticiones periódicas aparecerán en las programaciones estáticas con sus respectivas fechas.
9.3 Editar y eliminar programaciones
Para realizar una edición o borrar una programación, debemos copiar desde la pestaña “ver” TODO el registro que queramos modificar. Ir a la pestaña Editar/Eliminar, pegarlo ahí, y darle a guardar configuración (en el caso de edición, después de modificar lo que queramos cambiar) y generar solicitudes.
Importante: Después de cualquier modificación, creación o eliminación de campos que se genere, debemos actualizar la página (F5), porque si no, podríamos perder todas las operaciones nuevas que hagamos.
9.4 Vincular registros del repositorio a programaciones periódicas
De esta forma, cuando creemos tareas en el cuestionario de forma ordinaria, estas se cargarán directamente en la pestaña Ver de las programaciones, lo que nos da la posibilidad de convertirlas en periódicas con la edición adecuada, tal y como se muestra en el apartado relativo a este tipo de programaciones
En el cuestionario, vamos a Configurar Parte y marcamos la casilla “Vinculado a programaciones”. Necesitaremos, además, que en el cuestionario existan campos para Cuestionario (desplegable), Usuario (desplegable) y Fecha de inicio (fecha). *Recuerda darle a guardar antes de editar para hacer efectiva la vinculación.
Además, deberíamos tener un campo de Código (desplegable) para asociarlo a un proyecto. Al editar, en la pestaña de Programaciones, deberíamos de asociar el código a “Descripción 1”. De la misma manera, programaríamos los tres campos que hemos creado con las opciones homónimas respectivamente.
Hecho esto, creamos un nuevo campo en el cuestionario e introducimos los datos correspondientes para estos tres campos. De esta forma vamos a conseguir vincularlo con las programaciones y aparecerán en la pestaña Ver, permitiéndonos convertirla en una tarea periódica posteriormente si así lo desearamos.
Tras guardar y generar solicitudes, podremos ir al código del proyecto en cuestión (si tuvieramos un cuestionario del que se extraen las opciones de código del desplegable para las tareas), y en la pestaña de tareas encontraremos todas las vinculadas, incluyendo sus repeticiones periódicas.
