Surikat

2. Generar un proyecto en Surikat

2.1 Crear una cuenta

Las cuentas en Surikat están intrínsecamente ligadas a los proyectos. Es por esto que lo ideal es que la cuenta la cree un administrador desde el proyecto al que el nuevo usuario se va a incorporar. Podrás ampliar esta información en el Punto 12 de este manual. No obstante, puedes crear una cuenta de forma autónoma desde nuestra web (web.surikat.io/)

Una vez creada la cuenta y asignada (o no) a un proyecto, se generará un enlace que permitirá al usuario cambiar su contraseña. Si perdemos el enlace y no podemos acceder a la cuenta, bastará con avisar a alguno de los administradores de Surikat para que te envíen otro sobre la marcha. Sin embargo, si puedes acceder a la cuenta, podrás generarlo de forma autónoma. Solo tendrás que hacer click en tu nombre de usuario arriba a la derecha de la página, ir al botón con forma de lápiz y pinchar en «Cambiar contraseña«.

Instrucciones para generar una nueva contraseña en un usuario nuevo

Desde este menú también podremos cambiar el logo de nuestro proyecto, que contará con el de Surikat de forma predeterminada. Para ello, repetiremos los pasos anteriores, pero esta vez haremos click en «Cuenta de usuario», permitiéndonos importar un nuevo archivo de imagen para colocar como logotipo.

2.2 Crear un proyecto

Para empezar, necesitarás iniciar sesión en tu cuenta de Surikat o registrarte si eres nuevo en la plataforma como mencionamos en el punto anterior.

Una vez que estés en tu panel principal, haz clic en el botón «Crear proyecto» o una opción similar en tu panel de control. Se te pedirá que ingreses información básica sobre el proyecto, como el nombre del proyecto y una descripción breve que explique su propósito. También podrás configurar la visibilidad del proyecto (público, privado, o solo para ciertos usuarios) y los permisos de acceso (quién puede ver y editar el proyecto). Estos puntos se desarrollarán en futuras entradas de este manual.

Una vez que hayas ingresado toda la información requerida, haz clic en «Guardar» para finalizar este paso. Una vez creado el proyecto, podrás empezar a organizar su estructura. Surikat ofrece una característica llamada «Generadores» que te permite estructurar tu inventario de tareas de una manera más dinámica y automatizada.

Pero los principales elementos que tendrás que diseñar (con nuestra ayuda) son los «Cuestionarios«, la columna vertebral de Surikat y unidad de trabajo a la que nos vamos a referir a menudo.

2.3 Crear o modificar un cuestionario

Como hemos visto en el Punto 1 de este manual, bajo el epígrafe «Proyectos» en la barra lateral, se encuentran los cuestionarios generados. Para crear un nuevo, debemos situar el ratón sobre «Proyectos» y hacer click en el símbolo de «+» que aparece junto a la palabra. Aunque existen plantillas predefinidas para generar cuestionarios, recomendamos empezar a trabajar con una «Plantilla en blanco«. La marcamos haciendo click sobre ella y bajamos al final de la página para darle a «Siguiente«.

Si lo que queremos es modificar un cuestionario existente, tendremos que hacer click en los tres puntos verticales que podemos localizar junto al botón de «Nuevo«. De entre las tres opciones desplegadas, debemos ir a «Configurar parte«. En el menú que se abre, debemos hacer click en la opción «Editar campos del cuestionario«.

Ya estemos creando un nuevo cuestionario o editando uno antiguo, llegamos a la misma página, donde vemos a la izquierda un listado de opciones que se explicarán en el Punto 2.3 de este manual y que constituirán los campos a rellenar por los usuarios. Al clickar en cualquiera de ellos, nos permite «Añadir nuevo campo«, con un conjunto de opciones avanzadas que veremos en el Punto 3 del manual. Por ahora, nos basta con saber que debemos poner un «Título del campo» y hacer click en «Guardar«.

Si lo que queremos es editar un campo ya existente, debemos posar el ratón encima de la pregunta, en cuya esquina superior aparecerán 3 símbolos: Un lápiz (editar), dos folios (Copiar) y una equis (eliminar). Si clickamos en el lápiz podremos editar el campo en cuestión. Aunque esto sirve para modificar cualquier campo del cuestionario, lo cierto es que no todos los tipos de campo funcionan de la misma manera ni tienen las mismas funciones. Te lo explicamos en el siguiente punto.

2.4 Campos para cuestionarios

En este punto del manual, conoceremos superficialmente los tipos de campos que podemos añadir a un cuestionario con el objetivo de discernir cuál se adapta mejor a nuestras necesidades y al tipo de respuesta que queremos obtener.

Agrupador de preguntas: Nos permite crear bloques en los que añadir un conjunto de preguntas relacionadas. Por ejemplo, si vamos a recopilar datos sobre personas, podemos crear un Agrupador donde se recojan datos personales (nombre, apellidos, correo electrónico…) y otro donde se indique su afiliación (empresa, cargo, horario…). De esta manera, las cuestiones se nos presentarán en bloques lógicos que faciliten la legibilidad al introducir datos.

Recomendación: No introduzcas varios agrupadores dentro de otros, pues puede generar demasiado ruido a la hora de completar los cuestionarios.

Agrupador

Texto: Campo ideal para respuestas cortas y/o alfanuméricas.

Párrafo: Similar a «Texto», pero pensado para respuestas más extensas como «Comentarios» u «Observaciones».

Campo de texto y párrafo, respectivamente

Desplegable: Campo donde introducir opciones seleccionables de respuesta única o múltiple. Las opciones pueden introducirse manualmente, usando una lista o trayendo valores de registros de otro cuestionario, de tal manera que al seleccionar una opción del desplegable, se nos autocompleten otros campos asociados a esa respuesta en otro cuestionario.

Esto lo veremos más desarollado en el próximo punto del manual.

Configuración y aspecto de desplegable

Selector único: Similar a «Desplegable», pero mostrando todas las opciones a la vez a los usuarios y sin tantas funcionalidades.

Configuración y aspecto de Selector único

Fecha y hora: Surikat registra automáticamente la fecha y hora a la que se inicia un registro, cuando se termina o cuando se edite, pero este campo permite introducir manualmente una fecha y hora concretas que no se relacionen necesariamente con el momento en que se hace el cuestionario.

Mapa: Permite al usuario seleccionar un punto en un mapa que se podrá que se podrá visualizar con el visor de Surikat y del que también se pueden extraer sus coordenadas geométricas. 

Geolocalización: Otro campo de mapa, pero que registra el punto exacto en el que se encuentra el usuario en lugar de tener que señalarlo con un punto. Ideal a la hora de detectar y reportar incidencias rápidamente.

Interfaz del mapa y el campo de geolocalización en Surikat

Multimedia: Permite al usuario compartir fotografías a partir de imágenes existentes o sacando la foto directamente desde el menú del cuestionario.

Interfaz del campo multimedia

Firma: Permite al usuario realizar una firma en la pantalla.

Interfaz del campo firma

Media: Permite al usuario adjuntar otro tipos de documentos al cuestionario como PDFs.

Múltiples datos: Para cuando se quieren recoger varios datos de elementos conectados entre sí. Por ejemplo, supongamos que estamos revisando una estación con varios circuitos y debemos tomar distintas mediciones realizadas en cada circuito. De esta manera, dentro de nuestro cuestionario podemos introducir datos de varios circuitos (C1, C2, C3…) asociados a sus propios valores de intensidad de corriente, resistencia y diferencia de potencial o tensión.

Configuración y aspecto del campo "Múltiples datos"

Importante: Recuerda darle a «Guardar cuestionario» en la parte inferior derecha del cuestionario para grabar los cambios correctamente.

2.5 Importar registros

Existen dos maneras de subir registros a Surikat, bien completando el cuestionario tal y como está planteado pregunta a pregunta o bien subiendo múltiples registros desde una hoja de excel. Para ambos casos debemos de hacer click en el nombre del cuestionario al que queramos importar datos. En la nueva vista que se genera nos dirigimos al botón de «Nuevo» junto al título del cuestionario. Si queremos subir un único registro, nos bastará con cumplimentar dicho cuestionario, si queremos importar varios a la vez, existe un proceso más ágil.

Para este último caso, tras hacer click en «Nuevo», nos dirigimos a la esquina inferior izquierda del menú que se acaba de generar, donde veremos la opción «Importar registros«. Esta opción nos lleva a un nuevo menú donde se aprecia una tabla editable cuyos encabezados son los propios campos del cuestionario. Para rellenar esta tabla debemos tener los datos ordenados de la misma forma que se ordenan aquí. Podemos pegar nuestra tabla desde una tabla de cálculo y pegarla aquí o importar directamente nuestro archivo.

Es importante que este archivo se suba como «.csv» y que la tabla de origen provenga de una Hoja de cálculo de Google, si no, es posible que Surikat no la lea correctamente.

Si queremos subir el documento directamente, debemos hacerlo desde el botón de «examinar«. En ambos casos, el proceso termina haciendo click en «Guardar«

Curiosidad: Cada vez que descargas cualquier registro en formato de tabla de cálculo se te van a generar nuevos campos que albergan los metadatos de dicho registro (Id del registro, Report Start Date, Report Update Date, etc.)

2.6 Ordenar columnas

Sabemos que no todos los campos son igual de importantes y que puede resultar interesante e intuitivo mantener siempre ciertos datos a la vista del usuario. Es por esto, que existe la posibilidad de seleccionar qué columnas queremos que aparezcan en la vista principal del cuestionario y en qué orden (independientemente del que sigan a la hora de realizar un registro.

Para modificar este orden, volvemos a hacer click en los tres puntos verticales que podemos localizar junto al botón de «Nuevo«. De entre las tres opciones desplegadas, debemos ir a «Personalizar columnas«. En el nuevo menú que se abre, marcaremos, a la izquierda, qué campos queremos mostrar en la vista principal y los ordenaremos de arriba hacia abajo en función al orden que queramos que mantenga. Debe haber marcados un mínimo de 3 campos.

Curiosidad: Al igual que en el caso anterior, encontraremos registros de campos invisibles para el usuario que recogen los metadatos del cuestionario y que podremos incorporar a nuestra columna si consideramos relevante: En algunos casos, nos interesará indicar qué usuario ha realizado cada registro, cuál fue la fecha en que se hizo, etc.

2.7 Establecer favoritos

Los favoritos funcionan como filtros personalizados cristalizados en un botón en la parte superior de la página de un cuestionario. Básicamente son parámetros concretos que introducimos en el comando «Buscar o filtrar«, a la derecha de la lupa junto al logo del proyecto. Por ejemplo, podemos crear un «Favorito» que consista en mostrar todos los resultados de un periodo concreto o que incluyan una palabra determinada, como pudiera ser el estado de un trabajo: pendiente/completo.

Para generarlo, basta con hacer seleccionar dichos parámetros en la barra de búsqueda. Al hacer click sobre ella se nos desplegarán los campos que hemos diseñado para ese cuestionario. Al pasar el ratón sobre ellos, se abrirá otra barra de búsqueda donde poner la palabra (o periodo) clave que queremos que incluya la búsqueda. Cuando hayamos establecido todos los criterios, basta con ir al final de la barra de búsqueda principal y hacer click en el botón de «+«, que al pasar el ratón por encima, indica que se trata de «Guardar como favorito«, lo que generará una pestaña de «favoritos» justo debajo de la barra de búsqueda.

Una vez creado, si pasamos el ratón por encima de la pestaña, aparecerá un lápiz que nos dejará modificar el nombre de la tabla. Además, podremos añadir esta barra en la app. Generalmente no nos interesará, pues este filtro está más destinado a trabajo de escritorio y consulta, no de insertar registros.