4. Fichas de impresión
Las fichas de impresión son documentos que recogen toda la información de uno o varios cuestionarios en un formato predefinido. Configurar previamente estas fichas nos permite generar documentos en Word, PDF u Hojas de cálculo con un solo click. Uno de los objetivos de esto es reducir la carga de trabajo enfocado en diseñar y rellenar tablas para cada registro de datos.
Estas fichas requieren de cierto tiempo de configuración, pero una vez preparadas, no tendremos que volver a tocarlas a no ser que queramos añadir o eliminar alguna opción.
4.1 Configurar fichas
Junto a los tres puntos con los que configuramos los cuestionarios de los proyectos, cerca del botón de «Nuevo», encontramos un icono en forma de flecha hacia abajo que reza «Exportar registros». Desde este botón podremos no solo descargar los datos de los registros que hayamos marcado previamente, sino también editar la configuración de su descarga.
Pasamos el ratón por encima de “Descarga personalizada” y ahí tendremos la opción de acceder y modificar cuestionarios anteriores (Gestionar descarga) o configurar una nueva (Nueva descarga).
Si elegimos «Gestionar descargas» se nos mostrará una lista de maquetaciones previamente definidas que editar. Una vez la seleccionemos pasaremos al mismo menú que al clickar sobre «Nuevas descargas». En este, a la izquierda, en «Formato» podremos seleccionar si el documento que descargamos será de texto, una hoja de cálculo o un PDF.
Para continuar con la maquetación, clickamos en el segundo desplegable de “Configuración avanzada”, en este caso “Maquetación por defecto” y seleccionamos en “Gestionar Maquetaciones” o “Nueva maquetación” según corresponda. Si hacemos click en el primero, tendremos que seleccionar nuevamente qué documento queremos maquetar.
4.2 Maquetación de fichas
Las fichas las podemos visualizar de forma gráfica, como si se tratase de una tabla genérica de excel / word o con su fuente HTML.
Aunque no sepas programar en HTML, algunos trucos pueden ser muy útiles. Especialmente para modificar valores que las limitaciones gráficas de la tabla no nos permiten cambiar, o incorporar o modificar imágenes introduciendo directamente un link a la misma en lugar de hacerlo manualmente.
Por ejemplo, este logo está configurado a partir de un link, pero lo que nos interesa aquí es que también define su largo (77 píxeles) y ancho (100 píxeles). Si modificamos esos valores podemos jugar con la forma de la imagen para que mida exactamente lo que queramos.
Pero volvamos a la edición al uso. Nuestra principal recomendación es que separes el contenido en tablas diferentes para que sea más fácil de editar y no se trastoque al cambiar algo. En el menú de Tabla podemos seleccionar cuántas filas y columnas queremos. No pasa nada si no introducimos el número exacto, pues podremos añadir filas y columnas, eliminarlas o combinar celdas como en una hoja de cálculo al uso (click derecho en la tabla y elige entre «Celda», «Fila» o «Columna» qué quieres hacer: insertar, eliminar, combinar, dividir, etc.).
Recomendación: Haz click derecho en tus tablas y ve siempre a “Avanzado” y donde pone: “Estilos”, mantén el “width” (anchura) que aparece en la imagen, pero cambia los “500px” por “100%”, ya que es más sencillo interpretar una tabla que ocupe el 50% de la página a otra que abarque 50, 100 o 500 píxeles.
También puedes copiar el código de la Fuente HTML de otra tabla y pegarlo en tu ficha para traerlo tal cual o simplemente duplicarlo. El propio código indica dónde empieza y termina la tabla (table) [más o menos]. Vamos, que una vez hecha una tabla, las tienes todas.
El resto de la edición de las tablas funciona como en cualquier otra hoja de cálculo o documento de texto con la opción de «insertar tabla».
4.3 Volcar datos en las fichas
¿Cómo podemos hacer que los datos que hemos registrado en cada cuestionario se vean reflejados en los espacios de nuestra ficha? Mediante referencias. Referencias que aparecen en una barra a la derecha de la página de edición en forma de códigos.
Al copiar y pegar estos códigos (p.e. “__q1-Código Centro Mando__”, la ficha que se imprima interpretará esto como el valor del cuestionario que se descargue. Si el usuario introdujo el valor “CM_13” es lo que aparecerá en al ficha. Esto permite una gran automatización de las fichas, pues puedes descargarlas para cada cuestionario, junto o por separado sin necesidad de ir uno a uno rellenándolos. Para copiar el texto basta con hacer doble click encima de ellos. Lo ideal suele ser aprovechar dos columnas, en una se pone el nombre del campo y en otro se introduce este código.
